Easy!Appointments hosten, zonder iets te installeren
Uw klanten boeken zelf een écht vrij tijdslot, berekend op basis van uw uren — en niemand houdt een commissie in op de afspraak.
Vanaf 4,99 €/maand
Introductie
Easy!Appointments door ons geïnstalleerd, bijgewerkt en geback-upt, op een machine in Frankrijk. Online afspraken boeken: uw klanten reserveren een tijdslot via een openbare pagina, u beheert diensten, behandelaars en beschikbaarheid. Synchronisatie met een externe agenda is mogelijk. U installeert niets, u stelt geen server in: de applicatie staat enkele minuten na de bestelling online, op uw naam.
Het aanbod dat haar past is App Essentiel voor 4,99 €/maand incl. btw — 2 GB geheugen. De applicatie draait op PHP boven op een MySQL-database, en haar werk is kort maar herhaald: telkens wanneer een bezoeker een datum kiest, herberekent de server de beschikbare tijdsloten door de duur van de dienst, de werkuren van de behandelaar, diens pauzes, afwezigheden en al geboekte afspraken te combineren. Daar komen de bevestigings- en herinneringsmails bij, en de agendasynchronisatie die regelmatig de agenda van elke behandelaar raadpleegt. De 2 GB laten ruimte zodat de boekingspagina ook op drukke momenten direct blijft reageren.
Wat hier wordt vervangen, is een boekingsdienst die commissie of een abonnement per behandelaar int, en vooral de telefoon die rinkelt tijdens consulten. Het principe is hetzelfde als bij de grote platformen: de klant opent uw pagina, kiest een dienst, een behandelaar, een datum, dan een tijdslot uit wat overblijft, en laat zijn gegevens achter. Het verschil is dat de pagina op uw naam staat, dat het klanten- of patiëntenbestand bij u blijft, en dat geen enkele derde partij zich tussen u en uw afspraken plaatst.
Wat beheerd hosten hier verandert
Een openbare pagina die alleen echte opties toont
De bezoeker kiest de dienst, de behandelaar en de datum; de applicatie toont de werkelijk vrije tijdsloten, rekening houdend met de duur van de dienst. Een afspraak van een uur verschijnt niet in een gat van veertig minuten, wat de helft van de herplanningstelefoontjes scheelt.
Ieders uren, en hun afwezigheden
Elke behandelaar heeft een dagelijks werkschema, pauzes, verlofdagen en geblokkeerde periodes. Een dienst kan door slechts enkelen worden aangeboden, en per persoon een andere duur hebben. Dat is wat een praktijk van vier personen in één agenda laat passen.
Synchronisatie met de agenda van de behandelaar
De persoonlijke agenda kan aan de applicatie worden gekoppeld: online geboekte afspraken verschijnen erin, en een afspraak die in de agenda staat, maakt het tijdslot onbeschikbaar bij het boeken. Die instelling voorkomt het ergste scenario: twee mensen die op hetzelfde moment worden verwacht.
Rollen en een conform formulier
Beheerder, behandelaar, secretaresse: iedereen ziet wat hem aangaat, en een secretaresse kan de agenda's van meerdere behandelaars beheren. Het boekingsformulier accepteert uw aangepaste velden en toont uw juridische vermeldingen met een toestemmingsvakje, wat telt bij een klantenbestand.
Waarom haar toevertrouwen in plaats van installeren
Een behandelaar die de telefoon niet meer wil opnemen
Osteopaat, psycholoog, diëtist: de telefoon onderbreekt de sessies, en het antwoordapparaat loopt vol. Een online boekingspagina vangt het merendeel van de aanvragen op, en het aangeboden tijdslot is altijd een vrij tijdslot.
Een salon met drie medewerkers
Ieder heeft zijn uren, zijn rustdagen en de diensten die hij verzorgt. De klant kiest de persoon of laat de applicatie beslissen, en de planning van de salon vult zich zonder dat iemand een schrift bijhoudt.
Een garage die zijn onderhoudsbeurten organiseert
Eén dienst per type ingreep, met de werkelijke duur ervan: twee uur voor een onderhoudsbeurt, een halve dag voor een koppeling. De planning van de werkplaats loopt niet meer over omdat iets aan de telefoon verkeerd is ingeschat.
Een loket met tijdsloten
Een gemeentehuis, een vereniging, een dienst voor administratieve hulp: tijdsloten van twintig minuten, één medewerker per slot, en een wachtrij die verdwijnt. Bezoekers boeken online, en wie dat niet kan, wordt met de hand toegevoegd.
Een trainer die afspraken op afstand opent
De gepubliceerde tijdsloten gelden voor videogesprekken, met de deelnamelink verstuurd in de bevestigingsmail. Omdat de applicatie tijdzones verwerkt, ziet een deelnemer in het buitenland het uur dat voor hem geldt.
Gehost in Frankrijk
Een afsprakenbestand bij een behandelaar bevat gezondheidsgegevens. Het uwe blijft in onze eigen infrastructuur in Nouvelle-Aquitaine, dat we zelf uitbaten, en voedt geen enkel platform.
Veelgestelde vragen
Nee, en dat is de belangrijkste beperking om te kennen voordat u kiest: Easy!Appointments boekt tijdsloten, ze int geen geld. Er is geen betaalpoort, dus geen aanbetaling om no-shows te ontmoedigen. Wie dat nodig heeft, regelt het anders — een automatische herinnering twee dagen vooraf, een annuleringsbeleid op de pagina, of betaling ter plaatse. Als geld innen op het moment van boeken essentieel is voor uw activiteit, volstaat deze tool niet.
Via agendasynchronisatie. U koppelt de persoonlijke agenda van elke behandelaar aan de applicatie: afspraken die via de pagina worden geboekt, worden eraan toegevoegd, en vooral: gebeurtenissen die al in de agenda staan, maken het tijdslot onbeschikbaar bij het online boeken. Zonder die synchronisatie moet u zelf onthouden afwezigheidsperiodes in de applicatie te blokkeren, wat werkt maar discipline vergt. Telefonisch geboekte afspraken worden rechtstreeks in de interface ingevoerd en blokkeren het tijdslot meteen.
Sms-herinneringen vereisen een betaalde externe verzenddienst: de applicatie verstuurt e-mails, geen sms-berichten. Er zijn geen terugkerende afspraken, dus een wekelijkse sessie over tien weken wordt tien keer ingevoerd. Het is geen personeelsplanningstool: u beschrijft werkuren, geen ploegenroosters. En de boekingspagina is aan te passen — naam, logo, kleuren, teksten — maar blijft een boekingspagina: het is geen websitebouwer.
App Essentiel, voor 4,99 €/maand incl. btw. Het brengt 2 GB geheugen waar de applicatie er minimaal 768 MB vraagt: de marge is voor het systeem, niet voor de etalage. U kunt later van aanbod wisselen zonder opnieuw te installeren.
Ja. Easy!Appointments is vrije software: wij hosten haar, wij bezitten haar niet. Uw klantenbestand en de geschiedenis van afspraken leven in een MySQL-database die u kunt exporteren en elders precies zo weer installeren.