Ospitare Paperless-ngx, senza installare nulla
Metti una scansione in una cartella o gli fai svuotare una casella e-mail; lui riconosce il testo, indovina il mittente e la data, e il documento diventa ritrovabile.
A partire da 8,99 €/mese
Presentazione
Paperless-ngx installata, aggiornata e salvata a nostra cura, su una macchina in Francia. Digitalizza e ordina tutti i tuoi documenti. Riconoscimento automatico del testo, ricerca a testo pieno, etichette e corrispondenti. Le tue carte diventano finalmente ritrovabili. Non installi nulla e non configuri alcun server: l'applicazione è online pochi minuti dopo l'ordine, a tuo nome.
L'offerta che le si addice è App Comfort a 8,99 €/mese IVA inclusa — 4 GB di memoria. È il riconoscimento del testo a costare: OCRmyPDF e Tesseract decomprimono ogni pagina come immagine a piena risoluzione prima di leggerla, e più pagine possono essere trattate in parallelo. A questo si aggiungono l'indice di ricerca a testo pieno, le miniature prodotte da Ghostscript e l'addestramento periodico del classificatore che impara dalle tue correzioni. Fuori dai momenti di caricamento l'applicazione è molto tranquilla — è il primo lotto di cinquecento fogli a chiedere spazio.
Paperless-ngx non sostituisce un servizio, sostituisce un'abitudine: una cartella « da archiviare » sulla scrivania, uno scatolone, o una casella e-mail in cui dormono le fatture. Ci sono tre porte d'ingresso — una cartella sorvegliata in cui lo scanner o l'applicazione del telefono depositano i file, una casella e-mail svuotata in IMAP da cui estrae gli allegati secondo le tue regole, e il trascinamento nell'interfaccia. In uscita lo strumento document_exporter scrive i file originali, i PDF con il testo riconosciuto e tutti i metadati in JSON dentro una cartella: il tuo archivio resta leggibile anche senza Paperless.
Che cosa cambia l'hosting gestito
Tre porte d'ingresso per i documenti
Una cartella sorvegliata, in cui uno scanner di rete o la condivisione dal telefono lasciano i loro file; una casella e-mail svuotata in IMAP, con regole che dicono quali allegati prendere e quale etichetta mettere; e il trascinamento nel browser.
Testo riconosciuto, originale conservato
Tesseract legge il testo delle tue scansioni e Paperless produce un PDF/A con uno strato di testo invisibile posato sopra l'immagine. Il file originale non viene alterato: si conserva il documento come è stato digitalizzato, e ci si guadagna la ricerca sopra.
Un ordinamento che si impara
Corrispondenti, tipi di documento, etichette e percorsi di archiviazione. Le regole possono essere parole, espressioni regolari, o un classificatore addestrato sulle tue correzioni: dopo qualche decina di documenti mette l'etichetta giusta da sé. La data viene letta nel contenuto, non nel nome del file.
Ricerca a testo pieno e digitalizzazione in lotti
Tutta la pila si cerca per parola, anche nel corpo delle pagine. Per i lotti grossi, codici a barre di separazione tagliano una pila scansionata in documenti distinti, e un numero d'archivio stampato sul foglio lega la carta fisica alla sua scheda.
Perché affidarla invece di installarla
Un privato che svuota i suoi scatoloni
Le dichiarazioni fiscali, gli estratti conto, le fatture di garanzia e le buste paga passano allo scanner una volta, poi si ritrovano con una ricerca. Non si cerca più la fattura della lavatrice la sera prima dell'intervento.
Un artigiano che riceve le fatture per e-mail
Una regola IMAP svuota la casella dei fornitori, prende gli allegati in PDF, etichetta « acquisti » e segna il messaggio come letto. Alla fine del trimestre tutto è già ordinato per il contabile.
Un'associazione e i suoi giustificativi
Il tesoriere carica le ricevute, il presidente consulta, e il controllo di un contributo si prepara filtrando per anno ed etichetta invece di riaprire sei faldoni.
Uno studio che digitalizza in serie
Si scansiona una pila intera in un solo passaggio, con un foglio a codice a barre fra una pratica e l'altra: Paperless taglia la pila in documenti separati e li sistema. È questo che rende realistica la digitalizzazione di un vecchio archivio.
Un proprietario che affitta
Contratti, quietanze, certificazioni e verbali di consegna, un corrispondente per inquilino e un'etichetta per alloggio. Il dossier completo di un appartamento appare con un filtro.
Ospitata in Francia
Le tue carte sono i tuoi redditi, la tua salute e i tuoi contratti. Restano nella nostra infrastruttura della Nuova Aquitania, gestito in proprio, e il riconoscimento del testo avviene su quella stessa macchina, senza alcun servizio di analisi esterno.
Domande frequenti
Tre strade, spesso tutte e tre insieme. La cartella sorvegliata: ogni file che vi viene messo è trattato e sistemato, e questo permette a uno scanner di rete o all'applicazione del telefono di inviarci direttamente. Lo svuotamento della casella e-mail: descrivi una regola — questo mittente, questo oggetto, questi allegati — e Paperless va a prenderli da sé. E il trascinamento nel browser, per i documenti isolati.
I PDF, le immagini JPEG, PNG e TIFF, e i file da ufficio quando la conversione è attiva. In uscita, lo strumento document_exporter scrive in una cartella i file originali, i PDF con il testo riconosciuto e tutti i metadati in JSON — etichette, corrispondenti, date. È questa esportazione a garantire che il tuo archivio sopravviva a Paperless: nulla resta chiuso in un formato proprietario.
Il riconoscimento del testo gira sul processore: un lotto di diverse centinaia di pagine viene trattato in secondo piano, e bisogna lasciarlo lavorare. La scrittura a mano non viene riconosciuta — Tesseract legge testo stampato. Paperless cifra l'archiviazione a livello di server, non dal lato del client: non è una cassaforte con segreto personale. E non è fatta per firmare: un contratto da far firmare passa da uno strumento dedicato.
App Comfort, a 8,99 €/mese IVA inclusa. Porta 4 GB di memoria là dove l'applicazione ne chiede 1,5 GB come minimo: il margine serve al sistema, non alla vetrina. Puoi cambiare offerta più avanti senza reinstallare.
Sì. Paperless-ngx è software libero: noi la ospitiamo, non la possediamo. E poiché l'esportazione scrive i tuoi file in chiaro con i metadati accanto, andarsene non vuol dire perdere tutto.