Paperless-ngx hosten, ohne etwas zu installieren
Sie legen einen Scan in einen Ordner oder lassen ein Postfach abholen; die Anwendung liest den Text, erkennt Absender und Datum, und das Dokument ist wiederfindbar.
Ab 8,99 €/Monat
Einleitung
Paperless-ngx von uns installiert, aktualisiert und gesichert, auf einer Maschine in Frankreich. Digitalisieren und ordnen Sie alle Ihre Dokumente. Automatische Texterkennung, Volltextsuche, Schlagworte und Korrespondenten. Ihre Papiere sind endlich wiederfindbar. Sie installieren nichts und richten keinen Server ein: Die Anwendung ist wenige Minuten nach der Bestellung online, auf Ihren Namen.
Der passende Tarif ist App Confort für 8,99 €/Monat inkl. MwSt. — 4 GB Arbeitsspeicher. Teuer ist die Texterkennung: OCRmyPDF und Tesseract entpacken jede Seite als Bild in voller Auflösung, bevor sie sie lesen, und mehrere Seiten können parallel laufen. Dazu kommen der Volltextindex, die von Ghostscript erzeugten Vorschaubilder und das regelmäßige Neutrainieren des Klassifikators, der aus Ihren Korrekturen lernt. Zwischen den Stapeln ist die Anwendung sehr ruhig — Platz braucht der erste Stapel von fünfhundert Blättern.
Paperless-ngx ersetzt weniger einen Dienst als eine Gewohnheit: einen Ordner Zu sortieren auf dem Schreibtisch, einen Karton, oder ein Postfach, in dem Rechnungen einschlafen. Es gibt drei Wege hinein — einen überwachten Ordner, in den Ihr Scanner oder Ihr Handy Dateien ablegt, ein per IMAP abgeholtes Postfach, aus dem die Anhänge nach Ihren Regeln entnommen werden, und das Ziehen und Ablegen im Browser. Hinaus führt das Werkzeug document_exporter: Es schreibt die Originaldateien, die mit Text unterlegten PDF und alle Metadaten als JSON in einen Ordner — Ihr Archiv bleibt auch ohne Paperless lesbar.
Was managed Hosting ändert
Drei Wege hinein
Ein überwachter Ordner, in den ein Netzwerkscanner oder die Teilen-Funktion eines Handys ablegt; ein per IMAP abgeholtes Postfach mit Regeln, die sagen, welche Anhänge genommen und welches Schlagwort gesetzt wird; und das Ziehen und Ablegen im Browser.
Texterkennung, Original bleibt erhalten
Tesseract liest den Text Ihrer Scans, und Paperless erzeugt ein PDF/A mit einer unsichtbaren Textschicht über dem Bild. Die Originaldatei wird nicht verändert: Sie behalten das Dokument genau so, wie es gescannt wurde, und gewinnen die Suche darüber hinaus.
Eine Ordnung, die mitlernt
Korrespondenten, Dokumenttypen, Schlagworte und Ablagepfade. Regeln können Wörter sein, reguläre Ausdrücke, oder ein Klassifikator, der auf Ihren eigenen Korrekturen trainiert: Nach einigen Dutzend Dokumenten setzt er das richtige Schlagwort von selbst. Das Datum wird aus dem Inhalt gelesen, nicht aus dem Dateinamen.
Volltextsuche und Stapelverarbeitung
Der ganze Bestand ist nach Wörtern durchsuchbar, auch im Seiteninhalt. Für große Stapel trennen Barcode-Blätter einen gescannten Stoß in einzelne Dokumente, und eine auf das Blatt gedruckte Archivnummer verbindet das Papier mit seinem Datensatz.
Warum sie abgeben statt selbst installieren
Wer Kartons voller Papier leert
Steuerbescheide, Kontoauszüge, Garantierechnungen und Lohnabrechnungen gehen einmal durch den Scanner und kommen danach über eine Suche zurück. Die Rechnung der Waschmaschine wird nicht mehr am Vorabend der Reparatur gesucht.
Ein Handwerker, dessen Rechnungen per E-Mail kommen
Eine IMAP-Regel holt das Lieferantenpostfach ab, nimmt die PDF-Anhänge, setzt das Schlagwort Einkauf und markiert die Nachricht als gelesen. Zum Quartalsende ist alles bereits für die Buchhaltung geordnet.
Ein Verein und seine Belege
Die Kasse legt die Belege ab, der Vorstand liest sie, und die Prüfung eines Zuschusses wird mit einem Filter auf Jahr und Schlagwort vorbereitet, statt sechs Ordner wieder aufzuschlagen.
Ein Büro, das in Serie digitalisiert
Ein ganzer Stapel wird in einem Durchgang gescannt, mit einem Barcode-Blatt zwischen den Akten: Paperless zerlegt den Stapel in einzelne Dokumente und legt sie ab. Genau das macht die Digitalisierung eines Altbestands realistisch.
Ein Vermieter
Mietverträge, Quittungen, Gutachten und Übergabeprotokolle, ein Korrespondent je Mieter und ein Schlagwort je Wohnung. Die vollständige Akte einer Wohnung erscheint mit einem einzigen Filter.
Gehostet in Frankreich
Ihre Papiere sind Ihr Einkommen, Ihre Gesundheit und Ihre Verträge. Sie bleiben in unserem eigenen Infrastruktur in Nouvelle-Aquitaine, das wir selbst betreiben, und die Texterkennung läuft auf derselben Maschine, ohne fremden Analysedienst.
Häufig gestellte Fragen
Auf drei Wegen, oft auf allen drei gleichzeitig. Der überwachte Ordner: Jede dort abgelegte Datei wird verarbeitet und einsortiert, sodass ein Netzwerkscanner oder die Handy-App direkt hineinsenden kann. Das Abholen von Postfächern: Sie beschreiben eine Regel — dieser Absender, dieser Betreff, diese Anhänge — und Paperless holt sie selbst. Und das Ziehen und Ablegen im Browser für einzelne Dokumente.
PDF, die Bildformate JPEG, PNG und TIFF sowie Office-Dateien, wenn die Umwandlung aktiviert ist. Hinaus schreibt das Werkzeug document_exporter die Originaldateien, die mit Text unterlegten PDF und alle Metadaten als JSON in einen Ordner — Schlagworte, Korrespondenten, Daten. Dieser Export sorgt dafür, dass Ihr Archiv Paperless überlebt: Nichts steckt in einem proprietären Format.
Die Texterkennung läuft auf dem Prozessor: Ein Stapel von mehreren Hundert Seiten wird im Hintergrund abgearbeitet, und man muss ihn arbeiten lassen. Handschrift wird nicht erkannt — Tesseract liest gedruckten Text. Paperless verschlüsselt die Ablage auf Serverseite, nicht beim Client: Es ist kein Tresor mit persönlichem Geheimnis. Und es ist nicht zum Signieren gemacht: Ein Vertrag, der unterschrieben werden muss, läuft über ein eigenes Werkzeug.
App Confort, für 8,99 €/Monat inkl. MwSt. Er bringt 4 GB Arbeitsspeicher, wo die Anwendung mindestens 1,5 GB verlangt: Der Spielraum dient dem System, nicht der Kulisse. Sie können den Tarif später ohne Neuinstallation wechseln.
Ja. Paperless-ngx ist freie Software: Wir hosten sie, wir besitzen sie nicht. Und da der Export Ihre Dateien im Klartext mit den Metadaten daneben schreibt, bedeutet ein Wechsel nicht, alles zu verlieren.