Paperless-ngx hosten, zonder iets te installeren
U zet een scan in een map of laat haar een mailbox leegmaken; ze herkent de tekst, raadt de afzender en de datum, en het document is weer vindbaar.
Vanaf 8,99 €/maand
Introductie
Paperless-ngx door ons geïnstalleerd, bijgewerkt en geback-upt, op een machine in Frankrijk. Digitaliseer en orden al uw documenten. Automatische tekstherkenning, zoeken in de volledige tekst, labels en correspondenten. Uw papieren worden eindelijk vindbaar. U installeert niets, u stelt geen server in: de applicatie staat enkele minuten na de bestelling online, op uw naam.
Het aanbod dat haar past is App Comfort voor 8,99 €/maand incl. btw — 4 GB geheugen. De tekstherkenning is wat kost: OCRmyPDF en Tesseract pakken elke pagina uit als afbeelding op volle resolutie voordat ze die lezen, en meerdere pagina's kunnen tegelijk worden verwerkt. Daarbij komen de zoekindex over de volledige tekst, de miniaturen die Ghostscript maakt, en het periodiek bijleren van de classificator die uit uw correcties leert. Buiten de momenten waarop u documenten aanlevert is de applicatie erg rustig — het is de eerste partij van vijfhonderd bladen die ruimte vraagt.
Paperless-ngx vervangt geen dienst, ze vervangt een gewoonte: een map « te klasseren » op het bureau, een doos, of een mailbox waarin de facturen liggen te slapen. Er zijn drie toegangswegen — een bewaakte map waarin uw scanner of uw mobiele app de bestanden neerzet, een mailbox die via IMAP wordt leeggehaald en waaruit ze de bijlagen haalt volgens uw regels, en slepen en neerzetten in de interface. Aan de uitgang schrijft het hulpmiddel document_exporter de oorspronkelijke bestanden, de pdf's met herkende tekst en alle metadata als JSON in een map: uw archief blijft leesbaar, ook zonder Paperless.
Wat beheerde hosting verandert
Drie toegangswegen voor documenten
Een bewaakte map, waarin een netwerkscanner of het delen vanaf een telefoon hun bestanden neerzet; een mailbox die via IMAP wordt leeggehaald, met regels die zeggen welke bijlagen genomen worden en welk label ze krijgen; en slepen en neerzetten in de browser.
Tekstherkenning, origineel bewaard
Tesseract leest de tekst van uw scans en Paperless maakt een PDF/A met een onzichtbare tekstlaag over de afbeelding. Het oorspronkelijke bestand wordt niet aangetast: u houdt het document zoals het gescand is, en krijgt het zoeken erbovenop.
Een indeling die zich aanleert
Correspondenten, documenttypes, labels en opslagpaden. De regels kunnen woorden zijn, reguliere expressies, of een classificator die op uw eigen correcties is geoefend: na een paar tientallen documenten zet hij het juiste label er zelf op. De datum wordt in de inhoud gelezen, niet in de bestandsnaam.
Zoeken in de volledige tekst en scannen per partij
De hele stapel is op woord te doorzoeken, ook in de tekst van de pagina's. Voor grote partijen knippen scheidingsbarcodes een gescande stapel in afzonderlijke documenten, en een archiefnummer dat op het blad wordt gedrukt verbindt het fysieke papier met zijn fiche.
Waarom haar uitbesteden in plaats van zelf installeren
Een particulier die zijn dozen leegmaakt
De belastingaanslagen, de bankafschriften, de garantiefacturen en de loonbrieven gaan één keer door de scanner en zijn daarna met een zoekopdracht terug te vinden. Niemand zoekt nog de dag voor de hersteller komt naar de factuur van de wasmachine.
Een vakman die zijn facturen per e-mail krijgt
Een IMAP-regel haalt de leveranciersmailbox leeg, neemt de bijlagen in pdf, zet het label « aankopen » en markeert het bericht als gelezen. Aan het eind van het kwartaal staat alles al klaar voor de boekhouder.
Een vereniging en haar bewijsstukken
De schatbewaarder zet de kwitanties erin, de voorzitter kijkt mee, en de controle van een subsidie bereidt men voor door op een jaar en een label te filteren in plaats van zes mappen open te slaan.
Een kantoor dat aan de lopende band scant
U scant een hele stapel in één keer, met een blad met barcode tussen elk dossier: Paperless knipt de stapel in losse documenten en zet ze op hun plaats. Dat is wat het digitaliseren van een oude voorraad haalbaar maakt.
Een eigenaar die verhuurt
Huurcontracten, kwitanties, keuringsverslagen en plaatsbeschrijvingen, één correspondent per huurder en één label per woning. Het volledige dossier van een appartement verschijnt met één filter.
Gehost in Frankrijk
Uw papieren, dat zijn uw inkomsten, uw gezondheid en uw contracten. Ze blijven in onze eigen infrastructuur in Nouvelle-Aquitaine, dat we zelf beheren, en de tekstherkenning gebeurt op diezelfde machine, zonder externe analysedienst.
Veelgestelde vragen
Drie wegen, vaak alle drie tegelijk. De bewaakte map: elk bestand dat erin wordt gezet wordt verwerkt en opgeborgen, zodat een netwerkscanner of de mobiele app er rechtstreeks naartoe kan sturen. Het leeghalen van een mailbox: u beschrijft een regel — deze afzender, dit onderwerp, deze bijlagen — en Paperless gaat ze zelf halen. En slepen en neerzetten in de browser, voor losse documenten.
Pdf's, afbeeldingen in JPEG, PNG en TIFF, en kantoorbestanden wanneer de omzetting aan staat. Voor de uitvoer schrijft het hulpmiddel document_exporter de oorspronkelijke bestanden, de pdf's met herkende tekst en alle metadata als JSON in een map — labels, correspondenten, datums. Het is die export die garandeert dat uw archief Paperless overleeft: niets zit er opgesloten in een gesloten formaat.
De tekstherkenning draait op de processor: een partij van enkele honderden pagina's wordt op de achtergrond verwerkt, en u moet haar laten werken. Handschrift wordt niet herkend — Tesseract leest gedrukte tekst. Paperless versleutelt de opslag op serverniveau, niet aan de kant van de client: het is geen kluis met een persoonlijk geheim. En ze is niet gemaakt om te ondertekenen: een contract dat ondertekend moet worden gaat via een apart hulpmiddel.
App Comfort, voor 8,99 €/maand incl. btw. Het brengt 4 GB geheugen waar de applicatie er minstens 1,5 GB vraagt: de marge is voor het systeem, niet voor de etalage. U kunt later van aanbod wisselen zonder opnieuw te installeren.
Ja. Paperless-ngx is vrije software: wij hosten haar, wij bezitten haar niet. En omdat de export uw bestanden in leesbare vorm wegschrijft met de metadata ernaast, betekent vertrekken niet alles weer kwijt zijn.