Aloje Paperless-ngx sin instalar nada
Deja un escaneo en una carpeta o le encarga vaciar un buzón; él reconoce el texto, deduce el remitente y la fecha, y el documento pasa a ser localizable.
Desde 8,99 €/mes
Introducción
Paperless-ngx instalado, actualizado y respaldado por nosotros, en una máquina en Francia. Digitalice y clasifique todos sus documentos. Reconocimiento de texto automático, búsqueda en todo el contenido, etiquetas y remitentes. Sus papeles por fin se pueden encontrar. Usted no instala nada ni configura ningún servidor: la aplicación está en línea pocos minutos después del pedido, a su nombre.
El plan que le corresponde es App Confort por 8,99 €/mes IVA incl. — 4 GB de memoria. Lo costoso es el reconocimiento de texto: OCRmyPDF y Tesseract descomprimen cada página como imagen a plena resolución antes de leerla, y varias páginas pueden tratarse en paralelo. A eso se añaden el índice de búsqueda, las miniaturas que produce Ghostscript y el reentrenamiento periódico del clasificador que aprende de sus correcciones. Entre lote y lote la aplicación está muy tranquila: es el primer medio millar de hojas el que pide sitio.
Paperless-ngx no sustituye tanto a un servicio como a una costumbre: una carpeta «por clasificar» en el escritorio, una caja de cartón o un buzón donde las facturas se duermen. Hay tres puertas de entrada: una carpeta vigilada en la que el escáner o el móvil dejan los archivos, un buzón recogido por IMAP del que extrae los adjuntos según sus reglas, y el arrastrar y soltar en el navegador. A la salida, la herramienta document_exporter escribe en una carpeta los archivos originales, los PDF con OCR y todos los metadatos en JSON: su archivo sigue siendo legible incluso sin Paperless.
Lo que cambia el alojamiento gestionado
Tres puertas de entrada para los documentos
Una carpeta vigilada, donde un escáner en red o el compartir desde el móvil dejan sus archivos; un buzón recogido por IMAP, con reglas que dicen qué adjuntos tomar y qué etiqueta ponerles; y el arrastrar y soltar en el navegador.
OCR, conservando el original
Tesseract lee el texto de sus escaneos y Paperless produce un PDF/A con una capa de texto invisible sobre la imagen. El archivo original no se altera: se conserva el documento tal como se digitalizó y se gana la búsqueda por encima.
Una clasificación que aprende
Remitentes, tipos de documento, etiquetas y rutas de almacenamiento. Las reglas pueden ser palabras, expresiones regulares o un clasificador entrenado con sus propias correcciones: tras unas decenas de documentos pone la etiqueta correcta solo. La fecha se lee del contenido, no del nombre del archivo.
Búsqueda a texto completo y escaneo por lotes
Toda la pila se busca por palabra, también dentro de las páginas. Para lotes grandes, los códigos de barras separadores dividen un montón escaneado en documentos distintos, y un número de archivo impreso en la hoja une el papel físico con su ficha.
Por qué confiarla en lugar de instalarla
Quien vacía cajas de papeles
Declaraciones, extractos bancarios, facturas de garantía y nóminas pasan por el escáner una vez y luego vuelven con una búsqueda. Ya no se busca la factura de la lavadora la víspera de la reparación.
Un autónomo que recibe las facturas por correo
Una regla IMAP recoge el buzón de proveedores, toma los adjuntos en PDF, les pone la etiqueta «compras» y marca el mensaje como leído. Al cerrar el trimestre todo está ya clasificado para la asesoría.
Una asociación y sus justificantes
El tesorero deja los recibos, la presidencia los consulta, y la revisión de una subvención se prepara filtrando por un año y una etiqueta en vez de reabrir seis carpetas.
Una oficina que digitaliza en serie
Se escanea un montón entero de una pasada, con una hoja de código de barras entre expedientes: Paperless parte el montón en documentos separados y los archiva. Es lo que hace realista digitalizar un fondo antiguo.
Un propietario que alquila
Contratos, recibos de alquiler, certificados e inventarios, un remitente por inquilino y una etiqueta por vivienda. El expediente completo de un piso aparece con un solo filtro.
Alojada en Francia
Sus papeles son sus ingresos, su salud y sus contratos. Se quedan en nuestra infraestructura de Nueva Aquitania, operado por nosotros mismos, y el OCR se hace en esa misma máquina, sin ningún servicio de análisis externo.
Preguntas frecuentes
Tres caminos, a menudo los tres a la vez. La carpeta vigilada: todo archivo que se deje ahí se procesa y se archiva, lo que permite que un escáner en red o la aplicación móvil envíen directamente. La recogida de buzón: describe una regla — este remitente, este asunto, estos adjuntos — y Paperless los va a buscar solo. Y el arrastrar y soltar en el navegador, para documentos aislados.
Los PDF, las imágenes JPEG, PNG y TIFF, y los archivos de oficina cuando la conversión está activada. A la salida, la herramienta document_exporter escribe en una carpeta los archivos originales, los PDF con OCR y todos los metadatos en JSON: etiquetas, remitentes, fechas. Esa exportación es lo que garantiza que su archivo sobreviva a Paperless: nada queda encerrado en un formato propietario.
El OCR corre en el procesador: un lote de varios cientos de páginas se trata en segundo plano y hay que dejarlo trabajar. La escritura a mano no se reconoce: Tesseract lee texto impreso. Paperless cifra el almacenamiento en el servidor, no en el cliente: no es una caja fuerte con secreto personal. Y no está hecho para firmar: un contrato que hay que firmar pasa por una herramienta específica.
App Confort, por 8,99 €/mes IVA incl. Aporta 4 GB de memoria allí donde la aplicación pide 1,5 GB como mínimo: el margen sirve al sistema, no al decorado. Puede cambiar de plan más adelante sin reinstalar.
Sí. Paperless-ngx es software libre: lo alojamos, no lo poseemos. Y como la exportación escribe sus archivos en claro con los metadatos al lado, irse no significa perderlo todo.