FreeScout hosten, ohne etwas zu installieren
Ein gemeinsames Support-Postfach unter Ihrer eigenen Adresse: Jede E-Mail wird zu einem Vorgang mit Zuständigem, samt interner Notizen, die der Kunde nie zu sehen bekommt.
Ab 8,99 €/Monat
Einleitung
FreeScout von uns installiert, aktualisiert und gesichert, auf einer Maschine in Frankreich. Ein gemeinsames Postfach und ein vollständiger Kundensupport: Zuweisung von Vorgängen, interne Notizen, Textbausteine und Nachverfolgung. Sie installieren nichts und richten keinen Server ein: Die Anwendung ist wenige Minuten nach der Bestellung online, auf Ihren Namen.
Der passende Tarif ist App Confort für 8,99 €/Monat inkl. MwSt. — 4 GB Arbeitsspeicher. FreeScout ist eine Laravel-Anwendung auf einer MySQL-Datenbank, und ihre Hintergrundarbeit besteht darin, Ihre IMAP-Postfächer laufend abzurufen: Nachrichten holen, dekodieren, Anhänge herauslösen, Konversationen wieder zusammensetzen. Rechnen Sie die Volltextsuche über mehrere Jahre Schriftverkehr dazu, und es wird klar, warum das theoretische Minimum von 1,5 GB eng wird, sobald drei Personen damit arbeiten.
Für Ihre Absender ändert sich nichts: FreeScout hängt sich an die Adresse, die Sie bereits haben, ruft per IMAP ab und antwortet über Ihren SMTP-Server. Der Kunde schreibt weiter an kontakt@ihre-domain und bekommt eine ganz normale E-Mail, ohne Ticketnummer im Betreff und ohne Portal zum Anmelden. Was sich ändert, ist die Seite des Teams.
Was FreeScout kann
Ihre IMAP-Postfächer, keine Adresse von uns
Jedes Postfach der Anwendung entspricht einer Adresse, die Ihnen bereits gehört — support@, angebot@, kontakt@ — per IMAP abgerufen und über Ihren eigenen Versandserver bedient. Domain und Absenderreputation bleiben Ihre.
Interne Notizen, die der Kunde nie sieht
Das ist der eigentliche Unterschied zu einem gewöhnlichen Sammelpostfach: Das Team bespricht einen Fall im Vorgang selbst, ohne die Gefahr eines unglücklichen „Allen antworten“. Der Kunde sieht nur die Antworten, die an ihn gerichtet sind.
Zuweisung und Kollisionswarnung
Ein Vorgang gehört jemandem, und die Anwendung warnt, wenn ein Kollege bereits an einer Antwort im selben Faden schreibt. Zwei Personen antworten nicht mehr im Abstand von zehn Sekunden dasselbe.
Textbausteine, Schlagworte und Kundenhistorie
Wiederkehrende Antworten werden einmal geschrieben und wiederverwendet, Vorgänge nach Schlagwort und Ordner abgelegt, und die Kundenakte führt alle früheren Kontakte zusammen, gleich über welches Postfach sie kamen.
Wofür sie tatsächlich benutzt wird
Der Kundendienst eines Onlineshops
Zwei Personen teilen sich Retouren und Sendungsverfolgung. Die Frage „hat das schon jemand beantwortet?“ verschwindet: Der Vorgang hat einen Namen und einen Status.
Der Support eines Softwarehauses
Anfragen werden nach Version und Modul verschlagwortet. Erscheint ein Fix, liefert eine Suche alle Kunden, die das Problem gemeldet hatten, und man kann sie benachrichtigen.
Ehrenamtliche, die sich an kontakt@ abwechseln
In einem Verein ist niemand jeden Tag da. Die interne Notiz „habe angerufen, meldet sich Donnerstag“ lässt den nächsten Ehrenamtlichen den Fall übernehmen, ohne dass der Absender alles noch einmal erklären muss.
Vertrieb und Support auseinanderhalten
Eine Agentur führt angebot@ und support@ in derselben Instanz, mit unterschiedlichen Teams. Jedes Postfach behält seine Signatur und seine Textbausteine.
Bürgeranfragen nachvollziehbar machen
Ein kommunaler Fachbereich will wissen, wie lange eine Anfrage bis zur Bearbeitung braucht, ohne den Bürgern ein Portal mit Zugangsdaten zuzumuten. Sie schreiben eine E-Mail, mehr nicht.
Gehostet in Frankreich
In unserem eigenen Infrastruktur in Nouvelle-Aquitaine, das wir selbst betreiben. Der Schriftwechsel mit Ihren Kunden bleibt samt Anhängen im Land.
Häufig gestellte Fragen
Nichts. Sie wählen die Anwendung, füllen die Felder aus, die sie verlangt — oft eine E-Mail-Adresse und einen Namen — und sie ist online. Der Zugang kommt per E-Mail mit Adresse und Zugangsdaten.
Nein, und das ist der entscheidende Punkt. FreeScout verbindet sich per IMAP mit dem Postfach, das Sie schon haben, und antwortet über Ihren eigenen Versandserver. Ihre Kunden schreiben weiter an dieselbe Adresse und erhalten eine normale E-Mail, ohne Ticketnummer im Betreff und ohne Konto auf einem Portal.
Nicht über einen im Kern eingebauten Import. Was FreeScout dagegen tut: Es holt ab, was ab einem von Ihnen gesetzten Datum im IMAP-Ordner liegt. Stehen Ihre alten Nachrichten noch auf dem Mailserver, tauchen sie in der Anwendung auf. In der Praxis lässt man das alte Werkzeug ein paar Monate lesend weiterlaufen und die Historie über neue Vorgänge nachwachsen.
Der Kern ist es: gemeinsame Postfächer, Zuweisung, interne Notizen, Textbausteine, Schlagworte, Suche, Kundenakten, API. Daneben betreibt das Projekt einen Laden mit kostenpflichtigen Modulen — Wissensdatenbank, Live-Chat auf der Website, Zufriedenheitsumfragen, zusätzliche Kanäle. Sie brauchen sie erst, wenn Sie sie wollen: Die Anwendung ist auch ohne vollständig.
Ja, sie gehören zum Dienst. Eine selbst gehostete Anwendung ohne Updates ist ein Sicherheitsrisiko, keine Ersparnis.