FreeScout hosten, zonder iets te installeren
Een gedeelde supportpostbus op uw eigen adres: elke e-mail wordt een toewijsbaar gesprek, met interne notities die de klant nooit ziet langskomen.
Vanaf 8,99 €/maand
Introductie
FreeScout door ons geïnstalleerd, bijgewerkt en geback-upt, op een machine in Frankrijk. Een gedeelde postbus en een volledige klantenservice: gesprekken toewijzen, interne notities, standaardantwoorden en opvolging. U installeert niets, u stelt geen server in: de applicatie staat enkele minuten na de bestelling online, op uw naam.
Het aanbod dat hem past is App Comfort voor 8,99 €/maand incl. btw — 4 GB geheugen. FreeScout is een Laravel-applicatie die op een MySQL-database leunt, en zijn achtergrondwerk bestaat erin uw IMAP-postbussen doorlopend op te halen: berichten downloaden, ze ontleden, bijlagen eruit halen, de draden opnieuw samenstellen. Voeg daar de volledige tekstzoekfunctie over meerdere jaren correspondentie bij, en u begrijpt waarom het theoretische minimum van 1,5 GB krap wordt zodra drie mensen ermee werken.
Voor uw correspondenten verandert er niets: FreeScout sluit aan op het adres dat u al hebt, haalt op via IMAP en antwoordt via uw SMTP. De klant blijft naar contact@uw-domein schrijven en ontvangt een gewone e-mail, zonder ticketnummer in het onderwerp en zonder portaal om op in te loggen. Aan de teamkant verandert alles.
Wat FreeScout kan
Uw IMAP-postbussen, geen adres van ons
Elke postbus in de applicatie hoort bij een bestaand adres — support@, offerte@, contact@ — opgehaald via IMAP en verstuurd door uw eigen verzendserver. U houdt uw domeinnaam en de reputatie van uw afzender.
Interne notities die de klant niet ziet
Dat is het echte verschil met een gewone gedeelde postbus: het team overlegt over een dossier in de draad zelf, zonder het minste risico op een ongelukkig « allen antwoorden ». De klant ziet alleen de antwoorden die aan hem gericht zijn.
Toewijzing en botsingsdetectie
Een gesprek hoort bij iemand, en de applicatie waarschuwt wanneer een collega al een antwoord in dezelfde draad aan het schrijven is. Twee mensen antwoorden niet langer hetzelfde met tien seconden verschil.
Standaardantwoorden, labels en klantgeschiedenis
Terugkerende antwoorden legt u eens en voor altijd vast, gesprekken sorteert u per label en per map, en de fiche van een klant brengt al zijn eerdere correspondentie samen, uit welke postbus die ook kwam.
Waar hij concreet voor dient
De klantendienst van een webwinkel
Twee mensen verdelen de vragen over retourzendingen en pakketopvolging. De vraag « heeft iemand deze al beantwoord? » verdwijnt: het gesprek draagt een naam en een status.
De support van een softwarebedrijf
De vragen krijgen een label per versie en per module. Wanneer een correctie uitkomt, vindt u met één zoekopdracht alle klanten terug die het probleem hadden gemeld, en u verwittigt ze.
Vrijwilligers die elkaar afwisselen op contact@
In een vereniging is niemand er elke dag. De interne notitie « ik heb gebeld, hij belt donderdag terug » laat de volgende vrijwilliger het dossier oppakken zonder de vrager alles opnieuw te laten uitleggen.
Commerciële vragen scheiden van support
Een bureau houdt offerte@ en support@ in dezelfde instantie, met verschillende teams op elk. Elke postbus houdt haar eigen ondertekening en haar eigen standaardantwoorden.
De vragen van burgers volgen
Een technische dienst van een gemeente wil weten hoelang een vraag onderweg is voordat ze behandeld wordt, zonder de inwoners een portaal met aanmeldgegevens op te leggen. Zij sturen een e-mail, en dat is alles.
Gehost in Frankrijk
In onze infrastructuur in Nouvelle-Aquitaine, dat we zelf uitbaten. De correspondentie met uw klanten, bijlagen inbegrepen, blijft binnen de landsgrenzen.
Veelgestelde vragen
Niets. U kiest de applicatie, u vult de velden in die ze vraagt — vaak een e-mailadres en een naam — en ze staat online. De toegang komt per e-mail met het adres en de aanmeldgegevens.
Nee, en dat is het belangrijke punt. FreeScout verbindt via IMAP met de postbus die u al hebt en antwoordt via uw eigen verzendserver. Uw klanten blijven naar hetzelfde adres schrijven en krijgen een normale e-mail, zonder ticketverwijzing in het onderwerp en zonder account op een portaal.
Niet via een import die in de kern van de software zit. Wel haalt FreeScout op wat in de IMAP-map staat vanaf de datum die u aangeeft: als uw oude correspondentie nog op de mailserver staat, komt ze in de applicatie omhoog. In de praktijk houdt u het oude gereedschap een paar maanden alleen-lezen open en laat u de geschiedenis zich met de nieuwe correspondentie opbouwen.
De kern is het: gedeelde postbussen, toewijzing, interne notities, standaardantwoorden, labels, zoekfunctie, klantfiches, API. Het project biedt er een winkel met betaalde modules naast aan — kennisbank, livechat op de site, tevredenheidsonderzoeken, extra kanalen. Die hebt u pas nodig op het moment dat u ze wilt: de volledige applicatie werkt zonder.
Ja, ze horen bij de dienst. Een zelfgehoste applicatie die niet wordt bijgewerkt, is een veiligheidsrisico, geen besparing.