DocuSeal hosten, zonder iets te installeren
Elektronisch ondertekenen op uw eigen documenten: u zet de pdf erin, u plaatst de velden, u stuurt de link — en de factuur hangt niet af van het aantal ondertekeningen.
Vanaf 8,99 €/maand
Introductie
DocuSeal door ons geïnstalleerd, bijgewerkt en geback-upt, op een machine in Frankrijk. Laat uw documenten elektronisch ondertekenen: u maakt een pdf klaar, plaatst de velden en stuurt de link. U installeert niets, u stelt geen server in: de applicatie staat enkele minuten na de bestelling online, op uw naam.
Het aanbod dat hem past is App Comfort voor 8,99 €/maand incl. btw — 4 GB geheugen, tegenover 1 GB theoretisch minimum. DocuSeal is een applicatie in Ruby on Rails waarvan het dure moment het maken van het eindresultaat is: bij elke ondertekening wordt de pdf opnieuw samengesteld, worden de velden platgeslagen, wordt de digitale ondertekening geplaatst en wordt het bewijslogboek opgemaakt. Drie verzendingen tegelijk op een vrijdagavond, en het theoretische minimum laat zich meteen voelen.
Er is geen migratie te voorzien, alleen sjablonen om klaar te zetten: u zet de pdf of het Word-document erin dat u al gebruikt — offerte, contract, toelating — en u sleept de velden op hun plaats. Het sjabloon is opnieuw te gebruiken, de API laat u een ondertekenverzoek vanuit uw eigen hulpmiddel aanmaken, en een webhook verwittigt uw systeem zodra het document ondertekend is.
Wat beheerde hosting verandert
Men begint bij uw document, niet bij een opgelegd model
U zet een pdf of een Word-bestand erin en plaatst de velden met slepen en neerzetten op de plekken die passen. Het ondertekende document behoudt uw briefhoofd, uw opmaak en uw algemene voorwaarden — het lijkt op het uwe omdat het het uwe is.
Ondertekening, paraaf, datum, vakje, bijlage
Een twaalftal soorten velden: handgeschreven of getypte ondertekening, paraaf, tekst, getal, automatisch ingevulde datum, aankruisvakje, uitklaplijst, afbeelding, stempel, en zelfs het uploaden van een stuk dat u van de ondertekenaar vraagt.
Meerdere ondertekenaars, in de orde die u bepaalt
Ieder krijgt zijn eigen link per e-mail. De orde kan vastliggen — eerst de klant, dan de zaakvoerder — of vrij zijn, de herinneringen gaan automatisch, en het dashboard laat zien wie geopend heeft, wie ondertekend heeft en wie de anderen laat wachten.
Digitale ondertekening en bewijslogboek
De uiteindelijke pdf wordt digitaal ondertekend, met uw eigen certificaat als u er een hebt, en gaat samen met een logboek dat tijdstempels, IP-adressen en handelingen van elke ondertekenaar opsomt. Het is dat dossier, meer dan het beeld van de paraaf, dat het bewijs levert.
Waarom hem uitbesteden in plaats van zelf installeren
Een vakman die zijn offertes laat ondertekenen
De offerte gaat per e-mail met een link; de klant ondertekent vanaf zijn telefoon, zonder account aan te maken of een app te installeren. Het ondertekende document komt meteen terug, en de werf kan worden ingepland.
Een verhuurder die een huurcontract op afstand ondertekent
Het contract en zijn bijlagen worden in één keer verstuurd, de huurder parafeert elke pagina en ondertekent aan het einde. Het bewijslogboek gaat bij het dossier, en dat is beter dan een scan van een scan.
Een personeelsdienst
Aanbiedingsbrieven, bijlagen bij contracten, ICT-gedragscodes en dienstnota's laat u per partij ondertekenen, met een sjabloon per soort document en een overzicht van wat nog ontbreekt.
Een vereniging en haar ouderlijke toelatingen
Uitstappen, portretrecht, ontheffingen: hetzelfde sjabloon gaat naar alle gezinnen, en het dashboard toont de drie die nog niet geantwoord hebben — zonder een map te moeten uitspitten.
Een uitgever die het ondertekenen in zijn product inbouwt
De API maakt het ondertekenverzoek, het formulier past in uw interface, de webhook verwittigt uw applicatie wanneer er ondertekend is. De gebruiker verlaat uw programma nooit.
Contracten die in Frankrijk worden ondertekend en bewaard
De instantie draait in onze eigen infrastructuur in Nouvelle-Aquitaine, dat we zelf beheren, en de automatische back-up die 14 dagen wordt bewaard zet u terug vanuit de klantomgeving.
Veelgestelde vragen
Laten we dit netjes stellen, zonder meer te beloven dan waar is. De Europese verordening eIDAS onderscheidt de gewone ondertekening, de geavanceerde en de gekwalificeerde, en bepaalt dat een ondertekening niet mag worden verworpen louter omdat ze elektronisch is. Wat dan telt is de kwaliteit van het bewijs: DocuSeal levert een digitaal ondertekende pdf en een logboek dat vermeldt wie het document heeft geopend, wanneer, vanaf welk adres en wat hij heeft ingevuld. Voor een offerte, een gewoon handelscontract, een toelating of een huishoudelijk reglement is dat in de praktijk ruim voldoende. Een gekwalificeerde ondertekening veronderstelt daarentegen een certificaat dat is afgegeven door een vertrouwensdienst op de Europese lijst, na controle van de identiteit: dat levert een zelfgehoste instantie niet uit zichzelf. Voor een akte die dat niveau vereist, vraagt u het advies van uw raadsman.
Aan de ingang een pdf of een Word-document, waarop u de velden plaatst. Aan de uitgang een platgeslagen pdf — de ingevulde velden maken nu deel uit van het document en kunnen niet meer worden gewijzigd — digitaal ondertekend en met zijn bewijslogboek erbij. De sjablonen zijn opnieuw te gebruiken, de API laat u een verzoek vanuit uw eigen programma starten, en een webhook verwittigt uw systeem bij de ondertekening.
De kern van DocuSeal is vrij, en die installeren wij: sjablonen, velden, meerdere en geordende ondertekenaars, uitnodigingen per e-mail, herinneringen, ondertekende pdf, bewijslogboek, API en webhooks. De uitgever verkoopt daarnaast een professionele editie die organisatiefuncties toevoegt — rollen en rechten, eenmalige aanmelding, voorwaardelijke velden, verzenden in bulk, controle via sms. De scheidingslijn schuift van versie tot versie: is een van die functies beslissend, kijk ze dan bij de uitgever na vóór u kiest.
Niets, en uw ondertekenaars ook niet: zij krijgen een link en ondertekenen in hun browser, zonder account of app. Het aanbevolen aanbod voor DocuSeal is App Comfort, voor 8,99 €/maand incl. btw met 4 GB geheugen, en dat wisselt u later zonder opnieuw te installeren.
Ja, die horen bij de dienst. Een zelfgehoste applicatie die niet wordt bijgewerkt is een veiligheidsrisico, geen besparing — en een applicatie die uw ondertekende contracten bewaart verdient het nauwgezet opgevolgd te worden. Versiesprongen worden door ons toegepast en gecontroleerd, met een back-up die 14 dagen wordt bewaard.