BookStack hosten, ohne etwas zu installieren
Eine Wissensdatenbank in Regalen, Büchern, Kapiteln und Seiten: Die Struktur ist vorgegeben, und genau deshalb findet man ein halbes Jahr später noch etwas wieder.
Ab 8,99 €/Monat
Einleitung
BookStack von uns installiert, aktualisiert und gesichert, auf einer Maschine in Frankreich. Eine Wissensdatenbank, gegliedert in Regale, Bücher und Kapitel, gemacht für die interne Dokumentation eines Teams: leicht zu schreiben, angenehm zu lesen, leicht wiederzufinden. Sie installieren nichts und richten keinen Server ein: Die Anwendung ist wenige Minuten nach der Bestellung online, auf Ihren Namen.
Der passende Tarif ist App Confort für 8,99 €/Monat inkl. MwSt. — 4 GB Arbeitsspeicher gegenüber 1 GB theoretischem Minimum. BookStack ist eine Laravel-Anwendung auf MariaDB: Seiten, Revisionen und der Volltextindex liegen in der Datenbank, und der PDF-Export eines ganzen Buchs lässt den Server auf einen Schlag arbeiten. Der Spielraum ist für solche Spitzen da und für die Bildverwaltung, die von jedem eingefügten Screenshot ein Vorschaubild baut.
Wer von Confluence oder aus einem Ordner voller Word-Dateien kommt, geht über Kopieren und Einfügen: Der visuelle Editor behält die Formatierung und nimmt Bilder gleich mit in die Bildbibliothek. Bei größerem Umfang legt die REST-API Bücher, Kapitel und Seiten per Skript an. Umgekehrt lässt sich jede Seite, jedes Kapitel und jedes Buch als PDF, als eigenständiges HTML, als Markdown oder als reiner Text exportieren.
Was managed Hosting ändert
Vier Ebenen, keine mehr
Regal, Buch, Kapitel, Seite. Endloses Verschachteln ist nicht vorgesehen, und das ist der Sinn: Die Dokumentation bleibt begehbar, statt zu einem Baum zu werden, dessen Grund niemand kennt.
Volltextsuche mit Operatoren
Die Suche geht in den Seiteninhalt, nicht nur in die Titel. Anführungszeichen erzwingen die genaue Wendung, Schlagwörter filtern nach Thema, und Filter wie {created_by:me} oder ein Datumsbereich kürzen die Trefferliste, wenn die Basis gewachsen ist.
Rechte bis auf die einzelne Seite
Rollen setzen die allgemeine Regel, und jedes Regal, Buch, Kapitel oder jede Seite darf ihr widersprechen, bis hinunter zu einer namentlichen Person. Das Personalbuch bleibt für den Rest unsichtbar. Die Anmeldung hängt sich an ein LDAP-Verzeichnis, an SAML 2 oder an OpenID Connect.
Revisionen, Entwürfe und Vergleich
Jedes Speichern erzeugt eine Revision. Zwei Fassungen lassen sich zeilenweise vergleichen, die ältere wiederherstellen, und Entwürfe bleiben automatisch erhalten — das rettet die Seite, die sonst mit dem geschlossenen Tab verschwindet.
Warum sie abgeben statt selbst installieren
Ein Support-Team, das seine Abläufe aufschreibt
Ein Buch je Produkt, ein Kapitel je Störungsart, eine Seite je Ablauf. Wer neu dazukommt, liest der Reihe nach, statt dreimal dieselbe Frage zu stellen.
Eine Steuerkanzlei mit Arbeitsanweisungen je Mandant
Ein Buch je Mandant, mit Rechten entlang des zuständigen Teams. Jede Person sieht ihre Mandanten, nicht die vom Nachbartisch.
Ein Verein, der die Übergabe vorbereitet
Was die scheidende Kassenwartin wusste, landet in einem Buch statt in einem Ordner und zwei Postfächern. Der nächste Vorstand erbt Dokumentation, keine mündliche Überlieferung.
Eine IT-Abteilung, die Confluence verlässt
Seiten entstehen über die API neu, Rechte werden je Rolle nachgebaut, und die Kosten je Nutzer fallen weg. Die interne Suche ist wieder eine erledigte Frage.
Ein Trainer, der Unterlagen abgeben muss
Das ganze Buch geht als PDF mit Inhaltsverzeichnis heraus oder als eigenständiges HTML für eine Projektübergabe, ohne Umweg über ein Textprogramm.
Firmendokumentation, die in Frankreich bleibt
Die Instanz läuft in unserem eigenen Infrastruktur in Nouvelle-Aquitaine, und die automatische Sicherung mit 14 Tagen Aufbewahrung stellt man über den Kundenbereich wieder her.
Häufig gestellte Fragen
Für den Alltag über Kopieren und Einfügen: Der visuelle Editor behält Überschriften, Listen und Tabellen und lädt eingefügte Bilder in die Bibliothek. Bei größerem Umfang legt die REST-API von BookStack Bücher, Kapitel und Seiten per Skript an, sodass sich ein Confluence-Export Seite für Seite abarbeiten lässt. Einen Confluence-Import auf Knopfdruck gibt es nicht, und das sollte man vor der Umstellung wissen.
Ja, und hier ist BookStack stark. Rollen setzen die Regel, und danach darf jedes Regal, Buch, Kapitel oder jede Seite eigene Rechte festlegen, bis hin zu einer namentlichen Person. Ein internes Buch, ein firmenweit offenes Regal und eine öffentliche Seite leben in derselben Instanz nebeneinander.
Die Hierarchie ist fest: vier Ebenen, kein Kapitel im Kapitel. Wenn Ihre Dokumentation einen frei tiefen Baum braucht, sind DokuWiki oder Wiki.js bequemer. Und: Es wird nicht gleichzeitig geschrieben — zwei Personen zur selben Zeit auf einer Seite bekommen eine Konfliktwarnung, kein gemeinsames Tippen wie in Etherpad oder Docmost.
Nichts. Sie wählen die Anwendung, füllen die zwei oder drei Felder aus, die sie verlangt, und sie ist online; Adresse und Zugangsdaten kommen per E-Mail. Der empfohlene Tarif für BookStack ist App Confort für 8,99 €/Monat inkl. MwSt. mit 4 GB Arbeitsspeicher, und er lässt sich später ohne Neuinstallation wechseln.
Ja, sie gehören zum Dienst. Eine selbst gehostete Anwendung ohne Updates ist ein Sicherheitsrisiko, keine Ersparnis. Die Versionssprünge spielen wir ein und prüfen sie, mit einer 14 Tage aufbewahrten Sicherung für den Rückweg über den Kundenbereich.